Wissen Sie, wie viele Gastgeber-Varianten es gibt?

…oder natürlich Gastgeberin. Ich wehre mich allerdings gegen dieses große ‚I‘. In meinen Texten verwende ich mal die eine oder die andere Form, weil ich finde, dass ein Text sich flüssig lesen und nicht in erster Linie gendergerecht sein soll. Ich hoffe, Sie sehen mir diese Schreibweise nach.

Die meisten Menschen verstehen unter dem Begriff ‚Gastgeber‘ jemanden, der zum Essen einlädt. Soweit stimmt das natürlich; es gibt aber darüber hinaus noch eine Menge weiterer Situationen, in denen wir eine Gastgeberfunktion haben. Nur ist uns das oft gar nicht so bewusst.

Schauen wir uns doch gemeinsam einmal an, welche das sind:

1. Einladung zum Essen ins Restaurant
2. Einladung zum Kaffee nach Hause
3. Geschäftsbesprechung mit externen Besuchern im eigenen Unternehmen
4. Messestand
5. Kundenveranstaltung im Hotel o.ä.
6. Kundenberater (auch Verkäufer) im Geschäft
7. Veranstalter von Netzwerktreffen, Kongressen, Talk-Runden usw.
8. Besuch von Versicherungsvertretern oder anderen Dienstleistern bei uns zuhause

Sind Sie auch erstaunt über diese Fülle von Gelegenheiten zu denen wir unsere Gastgeberqualitäten unter Beweis stellen können?

Und so sehen Ihre Aufgaben als gute Gastgeberin oder guter Gastgeber aus:

• Führen Sie eindeutig Regie und geben den Gästen Orientierung.
• Begrüßen Sie Ihre Gäste – möglichst mit einem Händedruck – und denken Sie daran, dass die Initiative dazu von Ihnen als ‚Hausherr‘ ausgeht.
• Ein Gastgeber ist gleichmäßig freundlich und vor allem aufmerksam und um das Wohl seiner Gäste besorgt.
• Unterhalten Sie Ihre Gäste und sorgen Sie eventuell für Verbindungen, indem Sie Fremde einander vorstellen.
• Verabschieden Sie sich freundlich und bedanken Sie sich für den Besuch.

Neben diesen eher allgemeinen Empfehlungen möchte ich Ihnen nun einige Hinweise zu den einzeln Situationen geben.

Laden Sie in ein Restaurant ein, sollten Sie rechtzeitig und unbedingt vor Ihren Gästen da sein, falls Sie sich nicht gemeinsam auf den Weg gemacht haben. Dann betritt der Gastgeber das Restaurant als Erster. Fragen Sie den Service nach dem reservierten Tisch und sorgen Sie dafür, dass die Gäste ihre Garderobe ablegen können. In guten Restaurants unterstützt Sie dabei meist das Service-Personal. Dann weisen Sie am Tisch Ihren Gästen die Plätze zu. Die meisten freuen sich über diese Geste. Sie drückt Wertschätzung aus und vermeidet Unsicherheiten, ob der selbst ausgesuchte Platz auch der richtige ist. Beim Aufgeben einer Bestellung beginnen die Gäste und Sie bestellen als Letzter. Wundern Sie sich nicht, wenn Sie zuerst Ihr Essen serviert bekommen. Geschulter Service beginnt beim Gastgeber, der, wenn alle ihr Essen vor sich stehen haben, auch das Signal zum gemeinsamen Beginn gibt. Übrigens, auch bei den Getränken warten höfliche Gäste auf Ihre Aufforderung.

Manchmal gibt es ja leider auch einen Grund zur Reklamation, wenn etwas nicht in Ordnung ist. Diese unangenehme Aufgabe haben Sie für Ihren Gast zu übernehmen.

Heute darf eine Rechnung durchaus am Tisch gezahlt werden, stilvoller ist es aber immer noch, diese Aufgabe diskret beim Service an der Kasse zu erledigen. Hier haben Sie auch viel eher die Gelegenheit zu überprüfen, ob die Rechnung korrekt ist.

Bei einer Einladung zu sich nach Hause übernehmen Sie zusätzlich noch die Aufgaben des Services. Sie sorgen für die Garderobe, fragen nach Getränkewünschen und servieren auch noch. Nebenbei machen Sie fremde Gäste miteinander bekannt, bieten passende Gesprächsthemen an und schenken Wasser, Wein oder Kaffee nach. Beim Abschied begleiten Sie die Gäste zur Tür (manchmal wird erwartet, dass Sie sie bis zum Auto mitgehen) und bedanken sich für den Besuch.

Im beruflichen Alltag erwischt uns die Gastgeberrolle auch manchmal. Bei einer Besprechung mit externen Besuchern, egal ob Kunden oder Dienstleistern, ist es Ihre Aufgabe zu begrüßen und vorzustellen, einen Platz anzubieten und für Getränke zu sorgen. Die Aufforderung zur Selbstbedienung ist an dieser Stelle nicht empfehlenswert, es ist viel höflicher, das Wasser oder den Kaffee einzuschenken. Als Gastgeber haben Sie auch die Uhr im Blick und geben das Signal für das Ende des Gesprächs. Verabschieden Sie die Teilnehmer aktiv, vielleicht begleiten Sie sie auch bis zum Ausgang? Bis zur Tür ist aber das Minimum.

Auf dem Messestand ist es einfacher. Auch hier halten Sie die Fäden in der Hand und sorgen für eine gute Atmosphäre. Grüßen muss sein, manchmal ist auch ein Händedruck angebracht. Ihre Visitenkarte – spätestens zum Abschied überreicht – lässt Sie in guter Erinnerung bleiben. Auf Messeständen ist das gut lesbare Namensschild besonders wichtig. Manchmal kommt es auch gut an, wenn Sie sich darüber hinaus noch persönlich vorstellen.

Kundenveranstaltungen, die auf dem gesellschaftlichen Parkett stattfinden, gehören zu den Herausforderungen für Sie als Gastgeber. Sie möchten ja jedem gerecht werden. Glücklicherweise haben die meisten Gäste Verständnis, dass Sie keine Zeit für intensive Gespräche haben. Nehmen Sie sich aber wenigsten ein paar Minuten für eine freundliche Begrüßung, geben Sie Hinweise, wo und wie für das leibliche Wohl gesorgt wird und kümmern Sie sich um Gäste, die etwas verloren oder unsicher wirken, besonders. Vernetzen Sie Ihre Gäste miteinander, das schafft Ihnen auch ein wenig Freiraum. Rüsten Sie sich vorher mit passenden Smalltalk-Themen aus.

Als Kundenberater in einem Geschäft haben Sie eher zurückhaltende Aufgaben als Gastgeber. Zeigen Sie dem Kunden, dass er willkommen ist und Sie ihm gern etwas zeigen, wenn er das möchte. Geben Sie ihm aber auch genügend Raum, sich umzuschauen. Hier läuft vieles über die Körpersprache. Blickkontakt, Distanzzonen und Lächeln gehören dazu. Grüßen und Verabschieden sind die selbstverständlichen Höflichkeitssignale.

Manchmal kommen Berater aber auch in unser Zuhause. Es ist unsere Entscheidung, einen Händedruck anzubieten. Hände schütteln muss nicht sein, ein freundlicher Gruß schon. Öffnen Sie dem Gast die Tür ins Besprechungszimmer, lassen Sie ihm den Vortritt und bieten Sie einen Platz (konkret) und vielleicht etwas zu trinken an. Sorgen Sie für ein ruhiges und störungsfreies Umfeld. Ein kleiner Smalltalk bevor es zum eigentlichen Thema geht ist angebracht, Ihre ganze Lebensgeschichte eher nicht. Zur Verabschiedung öffnen Sie die Wohnungstür, bedanken sich für den Besuch und wünschen einen guten Heimweg.

So, mit diesen vielen Informationen haben Sie nun die Chance ein hervorragender Gastgeber zu sein.

Neben diesen vielen Regeln spielt aber Ihr Gespür für Ihre Gäste die Hauptrolle. Stellen Sie sich auf sie ein und sorgen sie dafür, dass es ihnen gut geht. Sie werden sehen: Schon nach kurzer Zeit haben Sie sich den Ruf eines ‚legendären‘ Gastgebers aufgebaut.